Arbejdspladsvurdering: Hvad er en APV, og hvordan arbejder man bedst med den?

Alle virksomheder, der har medarbejdere ansat, skal gennemføre en APV minimum én gang hvert tredje år eller når der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder, arbejdsprocesserne osv, som kan have betydning for arbejdsmiljøet. Men en APV er alt andet end en sur, bureaukratisk pligt – det kan nemlig skabe megen værdi for jeres virksomhed, fordi glade og raske medarbejdere, der trives, har enorm stor betydning for en sund og velfungerende virksomhed – også økonomisk.

Tag temperaturen og få overblik

Ved at spørge medarbejderne om, hvordan de vurderer forskellige arbejdsforhold, kan I tage temperaturen på arbejdsmiljøet. Ud fra undersøgelsen får I selvfølgelig et overblik over det, der fungerer godt. Men endnu vigtigere får I også et praj om de ting, der (måske) fungerer mindre godt og eventuelt kan få konsekvenser for medarbejdere på et tidspunkt, og som derfor kræver forebyggelse og handling.

Nogle gange kan selv umiddelbart små ting påvirke arbejdsmiljøet i høj grad. For eksempel var det ikke alle, der var lige stor fan af regeringens udmelding om, at offentlige arbejdspladser skulle skrue termostaten ned til 19 grader under energikrisen i efteråret 2022. Og med god grund: ved stillesiddende arbejde vil 18-19 grader føles koldt for de fleste, og ud over at få næsen til at løbe, kan det også gå ud over koncentrationsevnen.

Hvad indeholder en APV?

Formålet med en APV er løbende at vurdere, om der er risiko for, at medarbejderne bliver syge, nedslidte eller kommer til skade på arbejdspladsen. Ifølge reglerne skal en arbejdspladsvurdering omfatte alle relevante arbejdsmiljøfaglige emner.

Der er selvsagt mange faktorer, der kan spille ind på dette – og det er emner inden for både det:

• fysiske
• ergonomiske
• kemiske
• biologiske
• psykiske arbejdsmiljø

Er forholdsreglerne i forhold til sikkerhed på plads? Understøtter virksomheden et konstruktivt, støttende og inkluderende arbejdsmiljø? Har medarbejderne de ressourcer, redskaber og tekniske hjælpemidler, de skal bruge for at kunne udføre deres arbejde på en fare- og risikofri måde? En APV skal indeholde en vurdering af alle relevante ulykkes- og sundhedsmæssige risici.

Men en arbejdspladsvurdering er ikke begrænset til virksomhedens eller organisationens fysiske adresse og arbejdssted. Det er alle dele af arbejdsmiljøet i virksomheden, der skal indgå i vurderingen – og det betyder også det arbejde, der udføres på hjemmekontoret samt midlertidige eller skiftende arbejdspladser såsom f.eks. byggepladser, eller feltarbejde.

Hvad er en psykisk APV?

En APV skal omfatte alle områder af arbejdsmiljøet, og derfor vil en psykisk APV altid være en del af APV’en eller et supplement. Men i nogle brancher giver det mening at have ekstra fokus på netop det psykiske arbejdsmiljø, hvor man kan lave en decideret kortlægning af det.

Her fokuserer man på at identificere, vurdere og håndtere psykiske risici og belastninger, der kan påvirke medarbejdernes mentale sundhed negativt, så man i stedet kan forebygge stress og andre psykiske problemer, der kan opstå som følge af arbejdsforholdene.

De psykiske risici og belastninger kan være faktorer som:

• arbejdsintensitet- og byrde
• manglende støtte fra ledelsen
• konflikter
• uklare arbejdsopgaver
• utilstrækkelige ressourcer til at løse arbejdsopgaver
• uretfærdige og urealistiske krav og forventninger til arbejdsbyrden

Hvad er en fysisk APV?

Den fysiske del af en APV handler om at identificere potentielle, fysiske farer og belastninger i arbejdsmiljøet. Dette kan omfatte:

• støj
• belysning
• temperatur
• ergonomi
• kemikalier
• maskiner og udstyr
• risiko for fald
• andre fysiske arbejdsforhold

Ligesom en psykisk APV kan en fysisk APV ikke alene udgøre en vurdering af arbejdspladsen som helhed. Men er der tale om konkrete dele af arbejdspladsen – for eksempel en byggeplads – kan det give mening at have ekstra fokus på det fysiske arbejdsmiljø med eventuelle risici for ulykker og sikkerhed.

Særlige APV’er

I visse brancher (og under særlige forhold) er det et krav at måle på ekstraordinære områder i forhold til arbejdsmiljøet. Der er særlige krav til APV’er inden for:

• Arbejde i eksplosiv atmosfære (ATEX)
• Støj
• Vibrationer
• Gravide og ammendes arbejdsmiljø
• Unges arbejdsmiljø
• Kemi – kaldet en kemisk APV eller kemisk risikovurdering
• Kræftrisiko
• Biologiske agenser
• Natarbejde

Læs mere om særlige APV’er

Hvad sker der, hvis man ikke laver en APV?

Det er arbejdsgiverens ansvar, at der bliver udarbejdet en APV. Det skal ske senest tre år efter den seneste undersøgelse. Såfremt arbejdsgiveren ikke udarbejder en APV, opfylder vedkommende ikke sine forpligtelser efter arbejdsmiljøloven. Det kan i sidste ende betyde påbud og i værste fald bøder. Derfor er det vigtigt at have styr på sine APV’er.

Der skal laves en APV, når der sker ændringer i virksomheden, som kan have betydning for det fysiske eller psykiske arbejdsmiljø. APV’en og den skriftlige handlingsplan skal være tilgængelig for alle ansatte.

Hvordan laver man en arbejdspladsvurdering?

Når der skal udarbejdes en APV, deles processen typisk op i 4 trin/faser:

1. En afdækning og risikovurdering af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer.
2. Inddragelse af virksomhedens sygefravær for vurdering af, om der er forhold i virksomhedens arbejdsmiljø, der kan medvirke til sygefraværet.
3. En skriftlig handlingsplan til løsning af arbejdsmiljøproblemer, som ikke kan løses umiddelbart. Handlingsplanen skal indeholde:
   1. Beskrivelse af arbejdsmiljøproblemets art, alvor, omfang samt årsager
   2. En tidsplan med deadline for løsning af problemerne.
   3. En ansvarlig for gennemførelse af løsningerne.
4. En gennemførelse af handlingsplanen og opfølgning på om de implementerede løsninger er tilstrækkelige og effektive.

Læs Arbejdstilsynets guide til at komme igennem processen.

Metoder til identifikation og kortlægning af arbejdsmiljøet

Der er forskellige måder at lave APV’er på, og der er generelt metodefrihed til at udarbejde den – så længe, man kommer omkring alle relevante emner inden for arbejdsmiljøet.

Oftest afhænger metodevalget af størrelsen på den pågældende virksomhed. Er man en mindre virksomhed, er der ofte ressourcer til at lave APV’en på baggrund af  interviews. Skal APV’en udføres i en større virksomhed, giver det for mange mening med en mere kvantitativ tilgang med spørgeskemaer.

Mindre virksomheder kan dog også have gavn af at anvende kvantitative tilgange. I Joblife har vi desuden skabt værktøjet “Dialog APV”, som er en hybridmodel, der tager udgangspunkt i kvantitative besvarelser fra medarbejderne, der udfylder svarerne på APV’ens spørgsmål “live” (typisk i forbindelse med et møde). Herefter kan mødedeltagerne se resultaterne på en stor skærm, og besvarelserne drøftes i plenum.

Der anvendes ofte et skema til både de kvalitative og kvantitative metoder – enten et spørgeskema eller et tjekskema. Her er det hensigtsmæssigt at skræddersy skemaet, så det er målrettet den aktuelle branche og virksomhed, så spørgsmålene bliver så relevante som muligt.

Kvalitativ, dialogbaseret tilgang

Vælger man at kortlægge sin APV med en kvalitativ tilgang, er det ofte med et dialogpræget udgangspunkt. Her vælger virksomheden typisk et repræsentativt antal medarbejdere, som indgår i kortlægningen, hvor data indsamles gennem én af følgende metoder:

• Interview af grupper eller enkelte medarbejdere
• Dialogbaseret kortlægning for grupper
• Workshops
• “Walk and talk”-metoder
• Arbejdsmiljøgennemgang med interview af medarbejdere
• Fotosafari

Kvantitativ tilgang med spørgeskemaer

Er der tale om større medarbejdergrupper, benyttes kvantitative kortlægninger typisk til APV-arbejdet. Her indgår alle medarbejdere oftest. Data indsamles gennem:

• Spørgeskema på papir
• Elektronisk spørgeskema

Den kvantitative tilgang gør det muligt at have både anonyme og ikke-anonyme besvarelser til APV-skemaet. Her skal man selvfølgelig gøre sig nogle overvejelser omkring fordele og ulemper ved det ene og det andet, inden man tager en beslutning. Det er nemlig risiko for, at resultaterne kan blive påvirket i en negativ retning, hvis man som medarbejder ikke er anonym i besvarelserne, fordi medarbejderne kan have tendens til ikke at være 100 % ærlige.

På den anden side kan ikke-anonyme besvarelser give medarbejderen en større ansvarsfølelse, og virksomheden får mulighed for at følge op på specifikke medarbejderes feedback. Det kan gøre det lettere at adressere problemer mere præcist og effektivt. Det kan også øge arbejdsgiverens forståelse af besvarelserne, hvis vedkommende kender konteksten bag kommentarer og eventuelle bekymringer i APV-kortlægningen.

Læs mere om kvalitative og kvantitative kortlægninger.

Værktøjer til APV

En APV-kortlægning kan laves på mange måder, men fælles for både kvantitative og kvalitative undersøgelser er naturligvis, at der indgår en spørgeramme. Her kan det give mening at tilpasse spørgerammen efter for eksempel branche, størrelse, organisationens kompleksitet og interne struktur mv.

Foretrækker man en skræddersyet APV, kan vi naturligvis hjælpe med dette. Her tager vi en indledende snak om behov og forventninger. For mange virksomheder er en standard spørgeramme dog et godt valg, der opfylder alle kravene. Her tilbyder vi som udgangspunkt to oplagte valg:

1. Standard APV spørgeramme (3 pakker) – typisk det oplagte valg til større virksomheder, der måske har eget arbejdsmiljøledelsessystem.
2. TJEK-spørgeramme – typisk det oplagte valg til mindre og mellemstore virksomheder, der ud over APV gerne vil have styr på kravene i arbejdsmiljølovgivningen.

Vores Standard APV

Vores Standard APV er en standard spørgeramme, hvor der er mulighed for ekstra spørgerammer som tilvalg og forskellige delrapporter. Her vælger man mellem tre modeller afhængigt af behov for vurderinger og anbefalinger, I ønsker fra vores konsulenter baseret på resultaterne fra jeres undersøgelse.

Denne type standard-APV er oplagt til virksomheder med en vis størrelse og relativ høj grad af kompleksitet i den interne virksomhedsstruktur, som ønsker en standardløsning, der er nem at komme i gang med.

Læs mere om vores Standard APV-Spørgeramme her.

TJEK – APV

Er man en lille eller mellemstor virksomhed, giver det ofte stor værdi at have alt, der relaterer sig til arbejdsmiljø samlet ét sted, hvor man samtidig har en rådgiver tilknyttet, der kan svare på spørgsmål løbende.

Derfor har vi skabt TJEK, der er en komplet arbejdsmiljøplatform, hvor man som virksomhed via en abonnementsordning kan håndtere APV-kortlægning, handleplaner og alt det andet, man skal have styr på for at leve op til lovkrav og forpligtelser.

Læs mere om TJEK her.

Sygefravær og APV

En virksomheds sygefravær vurderes i forbindelse med en arbejdspladsvurdering. Det er ikke sygefraværet i sig selv, der skal vurderes, men der skal tages stilling til, om virksomhedens arbejdsmiljø er en medvirkende faktor til det samlede sygefravær. Vurderer man, at der er en sammenhæng, skal det indgå i den videre proces.

Det står virksomheden forholdsvist frit for, hvordan den inddrager sygefraværet i processen. Men mange laver vurderingerne i enten MED-udvalget eller arbejdsmiljøudvalget gennem forskellige statistikker.

• Hvilke mønstre kan der være?
• Joblife kan hjælpe med at finde mønstre mellem resultaterne af APV’en og sygefraværet

Hvordan laver man en handleplan, der virker?

Efter virksomheden har foretaget en APV, skal der udarbejdes handlingsplaner for, hvordan eventuelle problemer skal løses. Alle punkter skal være prioriteret, og der skal være fastsat en deadline for handlingen i hvert punkt, ligesom der skal være valgt en leder eller medarbejder, der er ansvarlig for handlepunktet.

Der kan være mange måder at lave en handleplan, der virker, men fælles for dem alle er, at det kræver en struktureret tilgang og et engagement fra både ledelse og medarbejdere.

I Joblife har vi forskellige værktøjer til udarbejdelsen af handleplaner: Læs mere om Plan A og IPL. samt TJEK

Opfølgning på APV

Ligesom der er regler om, at man skal lave en APV, er der også regler om, at man skal lave opfølgninger på de indsatser, man sætter i gang. Har løsningen og indsatserne den ønskede effekt på det specifikke problem fra afdækningen og risikovurderingen?

For at sikre, at man får fulgt op på handlingerne, kan man med fordel notere en opfølgningsdato og lave plads til bemærkninger om effekten i sin handleplan. Vil man være helt sikker på, at der sker en løbende opfølgning, kan det være en god ide at alliere sig med en samarbejdspartner, som hjælper virksomheden med at holde retningen og følge op på de forskellige indsatser, der skal rette op på problemerne. Derfor anbefaler vi TJEK, hvor en personlig TJEK-rådgiver proaktivt følger op på handleplanerne fire gange om året via online møder, og man som virksomhed altid har adgang til support og hjælp til de spørgsmål, der opstår undervejs.

Læs mere om TJEK her.

Ved næste APV- bør handleplanen have sikret, at der er sket en forbedring på de punkter, der blev bedømt mindre godt i APV’en. Måske er der dog sket noget på et andet punkt i mellemtiden, som nu kræver opmærksomhed. Derfor er APV en kontinuerlig proces, som man løbende kan bruge til at udvikle virksomheden som en velfungerende og attraktiv arbejdsplads.