Fra OHSAS 18001 til ISO 45001 – en spændende og lærerig proces

Syv kapitler – syv arbejdsgrupper – ca. syv hektiske uger. Det er opskriften på at gøre Psykiatrisygehuset i Region Syddanmark klar til en arbejdsmiljøcertificering.

Psykiatrien i Region Syddanmark har tidligere været certificeret efter standarden OHSAS 18001, men da den nu udfases og erstattes af standarden ISO 45001, var det tid til se på arbejdsmiljøarbejdets praktiske drift og effektivitet. Det resulterede i, at psykiatrien valgte at opbygge et helt nyt arbejdsmiljøledelsessystem, der er opbygget præcist efter standardens syv kapitler.

Projektet blev stramt styret aktivitets- og tidsmæssigt af Michael Røngaard, der normalt arbejder i Psykiatrien som forbedringskonsulent, men som blev udpeget som projektleder på projektet

Arbejdsmiljøfaglige konsulenter

Projektleder Micael Røngaard fortæller om opstarten af projektet:

”Psykiatrien oplevede personaleafgang fra Arbejdsmiljøteamet lige op til accelereringen af forberedelserne til ISO 45001 certificeringen, hvorfor ledelsen straks rettede blikket uden for huset mod kompetente samarbejdspartnere. Det var især arbejdsmiljøfaglige kompetencer, som vi søgte efter. Efter en kort søgning i konsulentbranchen stod det klart, at Joblife med deres erfaring med tilsvarende serviceydelser til andre af Region Syddanmarks sygehuse, var en topkandidat til samarbejdet. Dernæst kunne vi hurtigt blive enige om imødekommelse af udstrakt fleksibilitet og tilpasning til de givne rammer og vilkår. Vi er i dag meget glade for det valg, vi traf.”

Der blev nedsat syv arbejdsgrupper bestående af nøglepersoner fra psykiatriens forskellige enheder fordelt i hele regionen. Organiseringen understøttede således lokal forankring, interessentinddragelse og løbende ”trykprøvning” af den praktiske anvendelighed.

Arbejdsgruppemedlem Hanne udtaler om samarbejdet med Joblife:

”Joblife konsulenterne har fra første færd bidraget med den nødvendige basisviden om og intro til ISO’en. Vi er blevet guidet tilbage på rette spor, når vi har mistet retningen og håbet. Vi har holdt en lang række virtuelle møder med udgangspunkt i de enkeltes udfordringer. Der har altid været en kort svartid på mails. Vi har fået faglig sparring, og der har været rum til at få luftet frustrationer. Det blev en læringsproces med en stejl opadgående læringskurve. Jeg gik fra 0 til 45001 på 14 uger. Det har været en forceret, stramt styret proces omsluttet af en af flydedok – Joblife konsulenterne – som har fat i den lange ende. Uden dem, var vi ikke kommet i mål.”

Nyt ledelsessystem

Joblife var hyret ind som arbejdsmiljøfaglige konsulenter, med erfaring fra ISO 45001, på opgaven.

Læringspointerne kan opsummeres til:

Standarden skal oversættes til dansk kontekst
Kendskab til praktisk arbejdsmiljøarbejde og lovgivning er afgørende
Tænke flere skridt frem over implementering til drift i dagligdagen
Holde det så enkelt og simpelt som muligt

Alt sammen for at sikre en optimering og systematisering af arbejdsmiljøarbejdet i den daglige drift.

ISO 45001 er en international standard, som skal oversættes til en dansk kontekst, hvor fx medarbejderinddragelse er en indarbejdet selvfølgelighed gennem arbejdsmiljø- og MED-organisationen.

Også den årlige arbejdsmiljødrøftelse, der ikke er nævnt specifikt i standarden, bidrager til at efterkomme en del af standardens krav. Der er således en lang række genveje, hvis man kender den danske lovgivning og arbejdsmiljøpraksis.

Når arbejdsmiljøledelsessystemets retningslinjer og instrukser udarbejdes, er det vigtigt at tænke frem til slutbrugerne, således at budskabet er let forståeligt og praksisorienteret. Ligeledes er det vigtigt at formidle viden om det samlede indhold, og hvilke krav det stiller til medarbejdere og ledere.

I projektet blev der bl.a. afholdt et webinar, hvor deltagerne fik præsenteret systemet og en tjekliste over, hvad arbejdsmiljøgrupperne skulle have styr på.

Samarbejdsklimaet

Michael Røngaard fortæller generelt om samarbejdet:

”Joblife konsulenterne evnede på glimrende vis at lytte og stille de rigtige spørgsmål for at skabe et godt samarbejdsklima. De ugentlige afstemninger omkring forventninger til progression og resultatskabelse samt forbruget af konsulenttimer var med til at skabe den fremdrift, vi ønskede. Trygt at være i samarbejde med kompetente konsulenter, som har overskud til at sætte sig ind i og forstå kundens forhold – interne som eksterne – vante som uvante. Det betyder for Psykiatrien, at vi nu er klar til ekstern certificeringsaudit ved et akkrediteret selskab.”